KVP/“KAIZEN“ steht für ein kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der die aktive Mitarbeiterbeteiligung voraussetzt und eine zeitnahe Umsetzung von Maßnahmen einfordert. Das Kreativitätspotenzial und der Ideenreichtum aller Beteiligten wird aktiv und zielgetrieben genutzt. Ziel ist es, nachhaltig Motivation für Veränderungen im Unternehmen zu schaffen – die Voraussetzung für schlanke Produktions- und Geschäftsprozesse.

In folgender betrieblicher Ausgangssituation ist dieses Dienstleistungsfeld ggf. angebracht:

1. Das Verbesserungs- und Vorschlagswesen läuft zäh
2. Die Mitarbeitermotivation ist gering
3. Die Mitarbeiter sagen: „auf das Problem habe ich schon mehrfach hingewiesen…“
4. Die Probleme bleiben immer an den Führungskräften hängen

Welche Ziele werden mit diesem Werkzeug erreicht?

1. Alle Mitarbeiter lösen Probleme
2. Maßnahmen werden Schritt-für-Schritt umgesetzt
3. Kein Tag ohne eine Verbesserung
4. Entwicklung der Mitarbeiter zu „Basis-Ingenieuren“

Vorgehen KVP-Workshops in der Verwaltung (Administration):

1. Ziele mit der Leitung definieren
2. Teamzusammenstellung und Beschreibung des zu untersuchenden Prozesses (z.B. Auftragsabwicklung, Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Beschaffungsprozess, Materialbereitstellung, Reklamationsbearbeitung)
3. Zielgruppe: Mitarbeiter aus betroffenen Abteilungen und deren Schnittstellenbereiche
4. Schulung aller Teilnehmer mit Praxisübungen und Erläuterung der Analysemethode
5. Datenaufnahme, Prozessanalyse und Prozessdarstellung (Prozessflussdiagramm:) des IST-Zustandes
6. Kennzahlenbildung für Vorher/Nachher-Vergleich (z.B. Stunden, Durchlaufzeit)
7. Identifikation der Verschwendung (nicht wertschöpfende Tätigkeiten) im Prozess
8. Kreatives Finden und Umsetzen von Lösungsansätzen, z.B. Eliminierung redundanter Datenführung, Veränderung von Genehmigungsverfahren, Effiziente Organisation von Besprechungen
9. Definition von Verbesserungsmaßnahmen mit Dokumentation in Aktivitätenplan (Termin, Problem, Maßnahme, Verantwortlicher, Bewertung der möglichen Einsparung)
10. Regelmäßiger Review um den Stand der Maßnahmenumsetzung zu überprüfen (Überprüfung und Unterstützung)
11. Festlegung neuer Standards, Durchlauf- und Reaktionszeiten, Arbeitsanweisungen und Regeln
12. Bewertung und Visualisierung des Gesamtergebnisses anhand von Kennzahlen und Beispielen
13. Visualisierung des Status und der Erfolge über die Arbeitsgruppentafel

Der Workshop ist gut vorzubereiten; hierzu gehört auch das klare Ziel der Leitung.
Insbesondere bei der Prozessanalyse ist der zu optimierende Prozess gut und sauber abzugrenzen (z.B. von Auftragseingang bis Planung der Ressourcen)

• Nutzung der Fähigkeiten der Mitarbeiter
• Schnelle Lösung „chronischer“ Schnittstellenprobleme
• Mitarbeiter werden von der schnellen Umsetzung überrascht, „es tut sich etwas“
• Senkung der Gemeinkosten
• Verlagerung von „verschwenderischen“ Aufgaben zu wertschöpfenden, sinnvollen Aufgaben